infomedic

infomedic

samen jouw organisatie beter laten presteren

Is een eenmanszaak inhuren een onacceptabel risico?

Afgelopen weekend was het weer eens zover: een ondernemer met een eenmanszaak heeft een oplossing bedacht en ontwikkeld (in dit geval voor medicatieverstrekking) en daarmee een prijs gewonnen. Deze oplossing heeft de landelijke media gehaald: landelijke kranten en het NOS journaal.
In diverse social media (vooral op Twitter) werd dit op diverse manieren in een negatief licht gezet. Eén grote speler op het gebied van zorg en ICT (what’s in a name?) publiceerde een foto van het uittreksel van de Kamer van Koophandel van de eenmanszaak. Deze tweet werd eindeloos herhaald met allerlei ‘feiten’ die moesten aantonen dat er iets niet deugde: “ook zo benieuwd wie hier achter zit?”, “gehaaid”, “goede reclame voor een eenmansbedrijf” (de aandacht in de landelijke media) – dit alles met duidelijk de ondertoon dat dit toch eigenlijk allemaal niet zou mogen…

Ik kom het vaker tegen: eenmanszaken deugen niet voor grote zaken. Hier en daar een klusje doen, oké, maar strategische projecten laten leiden of software laten ontwikkelen, nee, dat gaat te ver. Al helemaal niet als het gaat om samenwerkende partijen (zoals in dit geval huisartsen in Amsterdam). Dat laten we dan over aan de Pink’s, Ordina’s, Unit4’s van deze (zorg)wereld. Hetzelfde geldt voor accountants en consultancy, overal kom je dezelfde namen tegen. Niet zelden bieden deze partijen combinaties van deze diensten, dus software én consultancy of accountancy én consultancy.

Schijnzekerheid

Een argument dat je dan vaak hoort, is dat “je lot in handen leggen” van een éénpitter een te groot risico is. Hij zou toch eens tegen een boom rijden? Waar ben je dan? Nee, als we een groot, gerenommeerd bureau inhuren, dan borgen zij toch wel dat we dit risico niet lopen?

Misschien. Laat ik het zo zeggen: ik heb zelf bij zo’n (middel)groot bureau gewerkt dat je overal tegenkomt en daar was het eenvoudig niet geborgd. Ja, je werd als consultant geacht alle bestanden op de centrale server te zetten en mailtjes in gedeelde mailmappen. In de praktijk gebeurde dat zelden structureel. Ja, je werd geacht maandelijks een paar collega’s bij te praten over wat je aan het doen was (“kennis delen”), in de praktijk luisterden bijna alle consultants eerder naar de constante prikkel om vooral productief te zijn (lees: uren te schrijven die gedeclareerd kunnen worden).

Van diverse zzp-collega’s heb ik dezelfde of soortgelijke verhalen gehoord. En overigens ook van de collega’s die nog steeds bij dit soort grotere bureau’s werken.

Ik ben ervan overtuigd dat of nu een éénpitter of een medewerker van een bureau tegen een boom rijdt, de problemen gelijk zullen zijn. Hoogcomplexe opdrachten – of het nu gaat om accountancy, ict, strategie, procesimplementatie of wat dan ook – zijn voor een grote mate afhankelijk van de persoon. Daar is niets mis mee, sterker nog, er is geen keus hierin. Tenzij je ervoor kiest 2 personen in te huren van gelijk niveau en met dezelfde expertise en hen 100% gelijk op te laten lopen voor dezelfde klus. De rekening is dan ook voor jou…

Wat dan te doen?

Uiteraard moeten risico’s onderkend worden en maatregelen op worden genomen. Dat geldt als je een zzp-er inhuurt net zo sterk als wanneer je een gerenommeerd bureau inhuurt. Borging is niet vanzelfsprekend, dat gaat op voor beide gevallen.

Zorg ervoor dat de borging vanaf de start van het project of de werkzaamheden geregeld is door een interne medewerker aan te wijzen als degene die de rol van de externe gaat overnemen of de kennis intern moet borgen. Maak afspraken over hoe documenten worden opgeslagen, bijvoorbeeld door een beveiligde Dropbox, werken met Basecamp, Teamwork of vergelijkbare on-line portalen. Maak ook afspraken over zeer regelmatige (liefst wekelijkse) afstemming tussen de externe en de interne medewerker. Laat de interne medewerker meekijken en meewerken!

Als het gaat om software ontwikkeling zijn er diverse uitgekristalliseerde methodieken om risico’s te beperken, zoals het notarieel deponeren van functioneel en technisch ontwerpmateriaal, broncodes, etc. Dit kan (en moet) ook tussentijds! Leg continuïteit contractueel vast, zodat als er inderdaad een calamiteit is, een ander het kan overnemen. Maar ook hierbij geldt: zet je intern medewerker naast de externe. Deze kan en mag niets te verbergen hebben.

Realiseer je ook: bij een calamiteit is er altijd verlies! Wie je ook inhuurt, een deel van de kennis en kunde ligt bij één persoon. Of dat nu een zzp-er is of een medewerker van een bureau maakt echt niet uit. Bij een calamiteit is er altijd “even” een vacuüm waarbij degene die het stokje overneemt zich moet inlezen en inwerken in wat er al is gebeurd.

Kortom: de borging start zodra de externe aan de werkzaamheden begint! Dit is in mijn ervaring de achilleshiel van veel zorginstellingen. Er moet snel gestart worden en er is nog geen interne medewerker vrijgemaakt, de interne medewerker is überhaupt niet beschikbaar of van een te laag niveau om de externe en de inhoud van wat gedaan moet worden bij te houden.

Investeer in je mensen! Trap in elk geval niet in de valkuil te denken dat risico’s zijn afgedekt door het inhuren van grotere bureau’s. Borging en continuïteit zijn altijd een aandachtspunt en daarover moeten vanaf de start afspraken worden gemaakt, wie je ook inhuurt.